Whistleblowing Policy

1. Σκοπός και αντικείμενο

H παρούσα Πολιτική Αναφορών (εφεξής η «Πολιτική») της Εταιρείας με την επωνυμία PHAEA ΑΕΞΤΕ (εφεξής η «Εταιρεία») με έδρα ΑΝΩ ΧΕΡΣΟΝΗΣΟΥ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ – ΘΕΣΗ ΑΡΑΠΗ ΚΕΦΑΛΙ, τηλέφωνο επικοινωνίας 28970 6500 και ιστότοπο https://phaea.com/, αφορά τη διαδικασία υποβολής αναφορών μέσω των εσωτερικών διαύλων της Εταιρείας, τη διαδικασία παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών αυτών από τα αρμόδια όργανα της Εταιρείας, καθώς και το πλαίσιο προστασίας που παρέχεται στους Αναφέροντες.

Η Εταιρεία φροντίζει να ενεργεί με ειλικρίνεια, ακεραιότητα και δικαιοσύνη σε όλες τις πτυχές των δραστηριοτήτων της και αναμένει αντιστοίχως από τους εργαζομένους και συνεργάτες της να τηρούνται πάντοτε τα υψηλότερα πρότυπα επαγγελματισμού και ηθικής συμπεριφοράς. Περαιτέρω, η Εταιρεία εκτιμά την βοήθεια όσων επιθυμούν να εκφράσουν τις ανησυχίες τους που πιθανώς πρέπει να αντιμετωπιστούν από την Εταιρεία και ενθαρρύνει τους εργαζομένους της και άλλα πρόσωπα που βρίσκονται στους εργασιακούς της χώρους να μιλήσουν επ’ αυτών διασφαλίζοντας ότι τα πρόσωπα αυτά δεν θα υποστούν αντίποινα και θα προστατεύονται από οποιαδήποτε αρνητική συνέπεια.

Στο πλαίσιο αυτό, η Εταιρεία ακολουθεί τις διατάξεις της ισχύουσας ελληνικής νομοθεσίας για την προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, όπως εκάστοτε ισχύει, καθώς και αναγνωρισμένες βέλτιστες πρακτικές.

Η καθιέρωση των εν λόγω διαδικασιών υποβολής αναφορών είναι εξαιρετικής σημασίας για την Εταιρεία, ώστε να επιτυγχάνει ένα υγιές επαγγελματικό περιβάλλον, καθώς και να διατηρεί τη δυνατότητα να λειτουργεί αποτελεσματικά, τόσο στο παρόν όσο και στο μέλλον.

2. Oρισμοί

Στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτική δίδονται οι ακόλουθοι ορισμοί:

• «Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις της παρούσας.
• «Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Παρούσας.
• «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε αναφορά, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο εργασιακό πλαίσιο.
• «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση και συνδέεται με αναφορά.
• «Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
• «Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ` ύλην πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής.

3. Καθ’ υλην πεδίο εφαρμογής

Οι διατάξεις της Πολιτικής εφαρμόζονται για την προστασία προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν:

1. Παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο Μέρος Ι του Παραρτήματος του Ν.4990/2022, στους τομείς:
   • των δημόσιων συμβάσεων
   • των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας
   • της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων
   • της ασφάλειας των μεταφορών
   • της προστασίας του περιβάλλοντος
   • της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας
   • της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων
   • της δημόσιας υγείας
   • της προστασίας των καταναλωτών
   • της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών
2. Παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα.
3. Παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

4. Προσωπικό πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα Πολιτική αφορά τις ακόλουθες κατηγορίες προσώπων (εφεξής “Αναφέροντες”):

• Α. τους εργαζομένους της Εταιρείας, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης, μερική, μόνιμη ή εποχιακή, ή αν είναι αποσπασμένοι από άλλο φορέα.
• Β. τους μη μισθωτούς, τους αυτοαπασχολουμένους ή τους συμβούλους.
• Γ. τους μετόχους και τα πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, συμβούλιο της Εταιρείας.
• Δ. τους εθελοντές, αμειβόμενους ή μη αμειβόμενους ασκούμενους.
• Ε. οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες τυχόν αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών.
• ΣΤ. σε άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, συμπεριλαμβανομένων των ασκούμενων και των μαθητευόμενων.
• Ζ. απερχόμενους εργαζομένους σχετικά με πληροφορίες που αποκτήθηκαν στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει για οποιοδήποτε λόγο, μελλοντικούς (δυνητικούς) εργαζομένους για πληροφορίες που αποκτήθηκαν κατά τη διαδικασία πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης, πριν από τη σύναψη της σύμβασης.

Τα μέτρα για την προστασία των αναφερόντων, σύμφωνα με το άρθρο 8, εφαρμόζονται, επίσης, κατά περίπτωση, σε:

• Α. τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, και
• Β. προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των αναφερόντων, ή για τις οποίες εργάζονται, ή με τις οποίες συνδέονται με άλλον τρόπο με εργασιακή σχέση

5. Αρμοδιότητες Υ.Π.Π.Α.

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) έχει τις εξής αρμοδιότητες:

• παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της Εταιρείας και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο,
• παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας, παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,
• διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
• παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
• σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα και συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στην Εταιρεία και
• τηρεί ειδικό αρχείο στο οποίο καταγράφει όλες τις αναφορές που υποβάλλονται/διαβιβάζονται σε αυτόν.

6. Διαδικασία υποβολής και παραλαβής των αναφορών

• Κάθε εργαζόμενος, καθώς και κάθε άλλο πρόσωπο που ορίζεται στο άρθρο 4, που απέκτησε πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις όπως ορίζονται στο άρθρο 3 στο πλαίσιο των εργασιακών του καθηκόντων, δικαιούται να υποβάλλει Αναφορά, η οποία μπορεί να γίνει και ανώνυμα.
  Σημειώνεται πως στην περίπτωση ανώνυμης Αναφοράς ο Αναφέρων δεν θα έχει τη δυνατότητα να παρακολουθήσει την πορεία της Αναφοράς του.
• Ως Υ.Π.Π.Α. που θα είναι το αρμόδιο όργανο για την παραλαβή των Αναφορών ορίζεται ο CHIEF FINANCIAL OFFICER . Ο Υ.Π.Π.Α. διευκολύνει τον Αναφέροντα στην υποβολή της Αναφοράς του παρέχοντάς του, εφόσον του ζητηθεί, κάθε αναγκαία πληροφόρηση για τα δικαιώματά του και την προβλεπόμενη διαδικασία διαχείρισης των Αναφορών.
  Οι Αναφορές μπορούν να υποβληθούν με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:
  • μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης [email protected] , στην οποία πρόσβαση έχει μόνο ο Υ.Π.Π.Α.
  • αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικώς, στη ταχυδρομική διεύθυνση: ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟ VILLAGE HEIGHTS ,ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ,ΑΝΩ ΧΕΡΣΟΝΗΣΣΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ Τ.Κ. 70014, σε φάκελο που φέρει την ένδειξη «Υπόψη Υ.Π.Π.Α.» ή «Αναφορά του ν. 4990/2022».
  • μέσω τηλεφώνου (μέσω της τηλεφωνικής γραμμής 6947272931 που είναι προσβάσιμη στον Υ.Π.Π.Α.) με καταγραφή συνομιλίας, εφόσον ο Αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί. Το περιεχόμενο της Αναφοράς που υποβάλλεται τηλεφωνικά τεκμηριώνεται, είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας σε πρακτικό το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον Αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με την οριστική καταγραφή της συνομιλίας υπογράφοντας το σχετικό πρακτικό.
  • μέσω προσωπικής συνάντησης του Αναφέροντος με τον Υ.Π.Π.Α., η οποία διενεργείται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία του σχετικού αιτήματος του Αναφέροντος, το οποίο μπορεί να υποβάλλεται γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στην Υ.Π.Π.Α. Στην περίπτωση αυτή, ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο Αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί, είτε εγγράφως, τα οποία ο Αναφέρων δύναται να τα επαληθεύσει, να τα διορθώσει, να συμφωνήσει με αυτά υπογράφοντάς τα.
• Οι Αναφορές πρέπει να είναι τεκμηριωμένες και αναλυτικές, ώστε να επιτρέπουν την αποτελεσματική επαλήθευση της εγκυρότητας των αναφερόμενων γεγονότων. Ειδικότερα η Αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει:
  • λεπτομερή περιγραφή των γεγονότων, του τόπου και του χρόνου που συνέβησαν και του τρόπου με τον οποίο ο Αναφέρων έλαβε γνώση αυτών,
  • τα στοιχεία των εμπλεκομένων ή πληροφορίες που επιτρέπουν την ταυτοποίησή τους,
  • στοιχεία μπορούν να τεκμηριώσουν τα αναφερόμενα.
• Η Αναφορά, ανεξαρτήτως του τρόπου με τον οποίο υποβάλλεται, καταχωρίζεται σε ειδικό αρχείο που τηρεί ο Υ.Π.Π.Α.. Με την παραλαβή της Αναφοράς, ανεξαρτήτως του τρόπου υποβολής της, ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του Αναφέροντος, καθώς και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην Αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή από μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022.
• Η βεβαίωση παραλαβής της Αναφοράς προς τον Αναφέροντα λαμβάνει χώρα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την παραλαβή και ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής της. Η ενημέρωση του Αναφέροντος για την παραλαβή της Αναφοράς μπορεί να γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο, αρκεί αυτή να αποδεικνύεται τηρουμένων πάντα των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας και προστασίας των προσωπικών δεδομένων του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022. Ο Υ.Π.Π.Α. δεν υποχρεούται στην ενημέρωση παραλαβής της Αναφοράς, όπου ελλείψει απαραίτητων στοιχείων επικοινωνίας του Αναφέροντα η ενημέρωση αυτή καθίσταται αδύνατη. Όταν υπάρχει προφορική Αναφορά, το πρακτικό που συντάσσει ο Υ.Π.Π.Α., εφόσον υπογραφεί από τον Αναφέροντα επέχει θέση ενημέρωσης παραλαβής της Αναφοράς της περ. γ’ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022. Σε περίπτωση άρνησης του Αναφέροντος να υπογράψει το πρακτικό, γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη του
• Οι Αναφορές θα πρέπει να είναι αληθείς και να υποβάλλονται καλόπιστα. Θα πρέπει, δηλαδή, να υποβάλλονται μόνο Αναφορές για τις οποίες ο Αναφέρων πιστεύει καλόπιστα ότι οι πληροφορίες που παρέχει είναι ορθές. Ως εκ τούτου, απαγορεύεται η υποβολή κακόβουλης Αναφοράς.
• Σε περίπτωση που η παραλαβή της Αναφοράς γίνει από αναρμόδιο πρόσωπο, αυτό υποχρεούται να τη διαβιβάσει αμελλητί στον Υ.Π.Π.Α., χωρίς καμία τροποποίηση του περιεχομένου της ή αποκάλυψη πληροφοριών που μπορεί να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση του Αναφέροντος ή κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην Αναφορά, τηρουμένων των διατάξεων του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022.

7. Εξέταση των αναφορών και επακόλουθες ενέργειες

1. Με την παραλαβή της Αναφοράς, ο Υ.Π.Π.Α. προβαίνει σε μία από τις κάτωθι ενέργειες:
   • α) διαβιβάζει την Αναφορά προς διερεύνηση ψευδωνυμοποιημένη και σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022 περί εμπιστευτικότητας και προστασίας προσωπικών δεδομένων:
   • στα αρμόδια όργανα της Εταιρείας ενημερώνοντας σχετικά το ειδικό αρχείο που τηρεί.

   Η διερεύνηση της βασιμότητας των περιστατικών που περιγράφονται στην Αναφορά, εκ μέρους της Εταιρείας και με την επιφύλαξη ενδεχόμενων ειδικών νόμων επί του ζητήματος, αποτελούν αρμοδιότητα τριμελούς επιτροπής, η οποία αποτελείται από τους Chief People Officer – Chief Operations Officer – Νομικός Σύμβουλος Εταιρείας. Σε περίπτωση που κάποιο μέλος της Επιτροπής εμπλέκεται στην αναφερόμενη πράξη, αυτό αντικαθίσταται από άλλο πρόσωπο κατόπιν απόφασης της διεύθυνσης της Εταιρείας. Στην ανωτέρω Επιτροπή ανατίθεται η διενέργεια έγκαιρης και εμπεριστατωμένης έρευνας, σύμφωνα με τις αρχές της αμεροληψίας, της δικαιοσύνης και του σεβασμού του απόρρητου, έναντι όλων των εμπλεκόμενων.
   Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας διερεύνησης η Επιτροπή συντάσσει συνοπτική έκθεση για τη διενεργηθείσα έρευνα και τα στοιχεία που προέκυψαν, προβαίνοντας ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας στις κατά τη κρίση της εισηγήσεις. Η Επιτροπή ενημερώνει έγκαιρα τον Υ.Π.Π.Α. για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται, προκειμένου ο τελευταίος να ενημερώσει τον Αναφέροντα μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον Αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της Αναφοράς.

   • στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς, ενημερώνοντας σχετικά το ειδικό αρχείο που τηρεί.
   • αρχειοθετεί την Αναφορά με απόφαση που κοινοποιείται στον Αναφέροντα, εφόσον αυτό είναι εφικτό, όταν:
   • Η Αναφορά είναι εμφανώς παράλoγη, αόριστη, ακατάληπτη ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό, όπως σε περίπτωση επανυποβολής του ίδιου περιεχομένου χωρίς την προσκόμιση νέων στοιχείων.
   • Το περιεχόμενο της Αναφοράς δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022. Αν η ανωτέρω Αναφορά περιλαμβάνει εντούτοις πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις για τις οποίες αρμοδιότητα έχει άλλο όργανο της Εταιρείας, ο Υ.Π.Π.Α. υποχρεούται να τη διαβιβάσει στο αρμόδιο όργανο. Στην περίπτωση αυτή δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της Αναφοράς της περ. στ’ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022.
   • Δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022. Σε περίπτωση προσκόμισης νέων στοιχείων για Αναφορά που έχει ήδη αρχειοθετηθεί, ο Υ.Π.Π.Α. ανασύρει την αρχειοθετηθείσα Αναφορά και προβαίνει στις ενέργειες είτε της περ. α’ είτε της περ. β’ της παρούσας.
2. Σε περίπτωση που από τα προσκομιζόμενα στοιχεία ο Υ.Π.Π.Α. διαπιστώσει ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, οφείλει να διαβιβάσει αμελλητί αντίγραφο της Αναφοράς στον κατά τόπο αρμόδιο Εισαγγελέα ενημερώνοντας τον Αναφέροντα. Εφόσον η παραβίαση εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022, η διαβίβαση γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022 σχετικά με την εμπιστευτικότητα και την προστασία των προσωπικών δεδομένων και παράλληλα υφίσταται η υποχρέωση παρακολούθησης της Αναφοράς της περ. στ’ της παρ. 2 του άρθρου 10. Εφόσον η παραβίαση δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022, αντίγραφο της Αναφοράς διαβιβάζεται χωρίς να υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της περ. στ’ της παρ. 2 του άρθρου 10
3. Στην περίπτωση που ο Υ.Π.Π.Α. παραλάβει Αναφορά, στην οποία διατυπώνονται αιτιάσεις κατά του ίδιας ή κατά οργάνου που είναι αρμόδιο για τη διερεύνηση Αναφορών εντός της Εταιρείας, τότε περιορίζεται στην καταχώρισή της στο ειδικό αρχείο που τηρεί και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών, ενημερώνοντας τον Αναφέροντα.
4. Ο Υ.Π.Π.Α. διατηρεί επικοινωνία με τον Αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται και είναι εφικτό, ζητά περαιτέρω πληροφορίες ή/και στοιχεία από αυτόν. Επίσης ο Υ.Π.Π.Α. παρέχει κατά τα ανωτέρω ενημέρωση στον Αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της Αναφοράς.
5. Κατά τη διενέργεια της ανωτέρω διαδικασίας η Εταιρεία εγγυάται το σεβασμό του απορρήτου του Αναφέροντος και απαγορεύει κάθε πράξη αντιποίνων σε βάρος του ή οποιουδήποτε άλλου εμπλεκόμενου μέρους, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στα επόμενα άρθρα της παρούσας. Αναφορές, πρακτικά και πρακτικά καταγραφής προφορικής αναφοράς αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμα και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τον ν. 4990/2022, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της Αναφοράς.

8. Απαγορευση αντίποινων – μέτρα για την προστασία έναντι των αντίποινων

Οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής απαγορεύονται, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης. Απαγορεύονται, ιδίως, οι ακόλουθες μορφές αντιποίνων:

• παύση, απόλυση, μη ανανέωση ή πρόωρη διακοπή σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου ή άλλα ισοδύναμα μέτρα,
• υποβιβασμός, παράλειψη ή στέρηση προαγωγής, αφαίρεση καθηκόντων, αλλαγή τόπου εργασίας, μείωση μισθού, μεταβολή του ωραρίου εργασίας, στέρηση κατάρτισης,
• αρνητική αξιολόγηση επιδόσεων ή αρνητική επαγγελματική σύσταση,
• επίπληξη, επιβολή πειθαρχικού ή άλλου μέτρου, περιλαμβανομένης χρηματικής ποινής,
• καταναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, διάκριση ή άδικη αντιμετώπιση,
• σκόπιμη βλάβη, περιλαμβανομένης προσβολής της φήμης, ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή οικονομική ζημία, περιλαμβανομένης επιχειρηματικής ζημίας και απώλειας εισοδήματος,
• καταχώριση σε λίστα ανεπιθύμητων («μαύρη λίστα»), βάσει τομεακής ή κλαδικής επίσημης ή ανεπίσημης συμφωνίας, που μπορεί να συνεπάγεται ότι το πρόσωπο δεν πρόκειται να βρει θέση εργασίας στον τομέα ή στον κλάδο στο μέλλον,
• πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες,
• άρνηση ή στέρηση παροχής εύλογων προσαρμογών σε άτομα με αναπηρία.

Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται στον Υ.Π.Π.Α..

9. Υποχρέωση εμπιστευτικότητας

1. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του Αναφέροντος, δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, ή να παρακολουθούν και να εξετάζουν τις αναφορές, εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο Αναφέρων. Προς τον σκοπό αυτόν, η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατά την παρακολούθηση της Αναφοράς και την επικοινωνία με τις αρμόδιες αρχές.
2. Κατά παρέκκλιση της παρ. 9.1, η ταυτότητα του Αναφέροντος και κάθε άλλη πληροφορία μπορεί να αποκαλύπτεται μόνο στις περιπτώσεις που απαιτείται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, και εφόσον αυτή είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του ν.4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του Αναφερομένου.
3. Αποκαλύψεις δυνάμει της παρ.9.2 γίνονται αφού προηγηθεί έγγραφη ενημέρωση του Αναφέροντος σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων, εκτός αν η ενημέρωση αυτή υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες. Μετά από την ενημέρωση, ο Αναφέρων δικαιούται να υποβάλει εγγράφως παρατηρήσεις προς την Εταιρεία που προβαίνει στην αποκάλυψη σύμφωνα με την παρ. 9.2, οι οποίες δεν γνωστοποιούνται σε κανέναν. Εξαιρετικά, στην περίπτωση που δεν κρίνονται επαρκείς οι προβαλλόμενοι λόγοι των παρατηρήσεων, δεν εμποδίζεται η αποκάλυψη της ταυτότητας και των λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων του Αναφέροντος. Δεν θίγονται περαιτέρω διασφαλίσεις της ταυτότητας του Αναφέροντος και των πληροφοριών από τις οποίες μπορεί αυτή να συναχθεί, που προβλέπονται από ειδικές διατάξεις ενωσιακού ή εθνικού δικαίου.

10. Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

1. Η Εταιρεία, υπό την ιδιότητά της ως υπεύθυνη επεξεργασίας, ενημερώνει ότι τα προσωπικά δεδομένα των Αναφερόντων και οποιουδήποτε άλλου εμπλεκόμενου μέρους, τα οποία αποκτώνται κατά τον χειρισμό των Αναφορών, θα τύχουν επεξεργασίας σε πλήρη συμμόρφωση με τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας περί προστασίας προσωπικών δεδομένων. Ειδικότερα, η Εταιρεία παρέχει στους εργαζομένους της και τα λοιπά πρόσωπα που δικαιούνται να υποβάλλουν Αναφορά, όπως περιγράφονται στο άρθρο 4, τους εσωτερικούς διαύλους Αναφοράς παραβιάσεων ενωσιακού δικαίου και επεξεργάζεται τα εν λόγω δεδομένα με σκοπό την αποτελεσματική παραλαβή και παρακολούθηση Αναφορών, τη διασφάλιση του ορθού χειρισμού τους, την τεκμηρίωσή τους και την προστασία των Αναφερόντων. Περαιτέρω, κατόπιν της επεξεργασίας για την ανωνυμοποίηση των στοιχείων που περιλαμβάνονται στις Αναφορές, η Εταιρεία προβαίνει σε αναφορές (reports) προς τη διοίκησή της για λόγους λογοδοσίας και εύρυθμης λειτουργίας της.
2. Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων θα περιορίζεται στα απολύτως απαραίτητα για την τεκμηρίωση της Αναφοράς και για την εξυπηρέτηση των άνω νόμιμων και θεμιτών σκοπών επεξεργασίας και, ειδικότερα, στο ονοματεπώνυμο του Αναφέροντος (εφόσον επιλέξει να το αποκαλύψει), καθώς και στα στοιχεία επικοινωνίας του ή τυχόν άλλων εμπλεκόμενων μερών, στη θέση εργασίας του και σε άλλα δεδομένα που θα επιλέξει να αποκαλύψει ο ίδιος. Η Εταιρεία επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μέσω της διαδικασίας αυτής για τους ανωτέρω σκοπούς στηριζόμενη στη συμμόρφωσή της με έννομη υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 (γ) ΓΚΠΔ), δηλαδή στη συμμόρφωση με την υποχρέωση καθιέρωσης διαύλων αναφορών και λήψης των αναγκαίων μέτρων για την παρακολούθησή τους, όπως προβλέπεται από τη νομοθεσία για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, ως εκάστοτε ισχύει. Περαιτέρω, επεξεργάζεται τα εν λόγω δεδομένα για το σκοπό σύνταξης ανωνυμοποιημένων αναφορών στηριζόμενη στο έννομο συμφέρον της (άρθρο 6 παρ. 1 (στ) ΓΚΠΔ) για διαφανή και ορθή διοίκηση.
3. Τυχόν διαδικασίες και έρευνες που περιλαμβάνουν επεξεργασία δεδομένων θα ανατίθενται, υπό την εποπτεία του Υ.Π.Π.Α., σε δεόντως διορισμένους υπαλλήλους, ειδικά εκπαιδευμένους για τη διαχείριση των διαδικασιών Αναφοράς ή σε επιλεγμένους τρίτους ειδικούς, όπως εξωτερικούς δικηγόρους ή συμβούλους, με ιδιαίτερη έμφαση στην προστασία της εμπιστευτικότητας των εμπλεκομένων μερών και των προσωπικών δεδομένων στις Αναφορές. Περαιτέρω, η Εταιρεία μπορεί να διαβιβάζει στις αρμόδιες εποπτικές και ανακριτικές αρχές τις πληροφορίες που διαλαμβάνονται στις Αναφορές, οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά μέσα σε διοικητικές, αστικές και ποινικές έρευνες και διαδικασίες.
4. Σε περίπτωση που είναι απαραίτητο να διαβιβάσει τα δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η Εταιρεία λαμβάνει τα απαραίτητα προστατευτικά μέτρα σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές απαιτήσεις, για να διασφαλίσει ότι τα δεδομένα λαμβάνουν προστασία ισοδύναμη με εκείνη που παρέχουν η νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων που ισχύει στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο.
   Στο πλαίσιο αυτό και κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων που λαμβάνουν χώρα για την επαλήθευση της εκάστοτε Αναφοράς, η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων, για τη διασφάλιση του απορρήτου της επεξεργασίας τους και της προστασίας τους από τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή/απώλεια/αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση και κάθε άλλης μορφής αθέμιτη επεξεργασία. Επιπλέον, δεσμεύει με ρήτρες εμπιστευτικότητας και με την υποχρέωση τήρησης απορρήτου όσα άτομα έχουν πρόσβαση ή επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό της.
5. Σε σχέση με τα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται στην ανωτέρω περιγραφόμενη επεξεργασία, τα υποκείμενα δεδομένων (π.χ. Αναφέροντες, Αναφερόμενοι ή τρίτα εμπλεκόμενα μέρη) έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα:
   • Δικαίωμα ενημέρωσης & πρόσβασης: Έχουν δικαίωμα να ενημερωθούν και να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα τους και να λάβουν συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία τους.
   • Δικαίωμα διόρθωσης: Έχουν δικαίωμα να ζητήσουν τη διόρθωση, τροποποίηση, συμπλήρωση και επικαιροποίηση των δεδομένων τους.
   • Δικαίωμα διαγραφής: Έχουν δικαίωμα να ζητήσουν τη διαγραφή των τηρούμενων προσωπικών τους δεδομένων όταν το εν λόγω δικαίωμα δεν υπόκειται σε περιορισμούς σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία ή τυχόν άλλους περιορισμούς.
   • Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Έχουν δικαίωμα να ζητήσουν τον περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων όταν: (α) αμφισβητείται η ακρίβεια των προσωπικών δεδομένων και μέχρι να γίνει επαλήθευση, (β) η επεξεργασία είναι παράνομη και ζητούν αντί διαγραφής τον περιορισμό χρήσης των προσωπικών τους δεδομένων, (γ) τα προσωπικά δεδομένα δεν χρειάζονται για τους σκοπούς επεξεργασίας, είναι ωστόσο απαραίτητα για τη θεμελίωση, άσκηση, υποστήριξη νομικών αξιώσεων, και (δ) εναντιώνονται στην επεξεργασία και μέχρι να γίνει επαλήθευση ότι υπάρχουν νόμιμοι λόγοι που αφορούν την Εταιρεία και υπερισχύουν των λόγων για τους οποίους εναντιώνονται στην επεξεργασία.
   • Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία: Έχουν δικαίωμα να εναντιώνονται ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων υπό συγκεκριμένες μόνο προϋποθέσεις που προβλέπονται στη νομοθεσία.
   • Δικαίωμα στη φορητότητα: Έχουν δικαίωμα να λάβουν χωρίς χρέωση τα προσωπικά τους δεδομένα σε μορφή που θα τους επιτρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτά, να τα χρησιμοποιήσουν και να τα επεξεργαστούν, καθώς και να ζητήσουν, εφόσον είναι τεχνικά εφικτό, να διαβιβασθούν τα δεδομένα τους απευθείας σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας. Το εν λόγω δικαίωμα ισχύει για τα δεδομένα που έχουν παράσχει και η επεξεργασία τους διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα με βάση τη συγκατάθεσή τους.
     Για να ασκήσουν οποιοδήποτε από τα παραπάνω δικαιώματά σας μπορούν να απευθύνονται στη διεύθυνση email: [email protected]
   • Δικαίωμα καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ: Έχουν δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr). Τηλεφωνικό Κέντρο: +30 210 6475600, Fax: +30 210 6475628, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: [email protected].
6. Η Εταιρεία ως υπεύθυνος επεξεργασίας:
   • κατά παρέκκλιση της περ. Α` της παρ. 1 του άρθρου 5, των άρθρων 12 και 13, των παρ. 1 έως 4 του άρθρου 14 και του άρθρου 34 του Γ.Κ.Π.Δ. δεν παρέχει σχετική ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στον αναφερόμενο και σε κάθε τρίτο πρόσωπο υπό την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων που κατονομάζεται στην αναφορά ή τα προσωπικά δεδομένα που προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης και ιδίως για την πηγή προέλευσης κατά την περ. στ` της παρ. 2 του άρθρου 14 του Γ.Κ.Π.Δ., κατ` εφαρμογή της παρ. 5 του άρθρου 14 του Γ.Κ.Π.Δ., σε συνδυασμό με το άρθρο 23 του Γ.Κ.Π.Δ., για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται και εφόσον κριθεί αναγκαίο για τον σκοπό της πρόληψης και της αντιμετώπισης προσπαθειών παρεμπόδισης της αναφοράς, παρακώλυσης, ματαίωσης ή καθυστέρησης των μέτρων παρακολούθησης, ιδίως όσον αφορά στις έρευνες, ή προσπαθειών ταυτοποίησης των αναφερόντων, καθώς και για την προστασία τους έναντι αντιποίνων.
   • δύναται να μην ικανοποιήσει τα δικαιώματα που παρέχονται από τα άρθρα 15 έως 22 του Γ.Κ.Π.Δ., όταν ασκούνται από τα αναφερόμενα και τρίτα πρόσωπα που κατονομάζονται στην αναφορά, ή προέκυψαν από μέτρα παρακολούθησης.
7. Στις περιπτώσεις περιορισμού των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων που προβλέπονται στην προηγούμενη παράγραφο, η Εταιρεία ως υπεύθυνος επεξεργασίας λαμβάνει όλα τα αναγκαία τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των προσώπων. Όταν αρνείται την ικανοποίηση των δικαιωμάτων, χωρίς να ενημερώσει σχετικά με τον λόγο του περιορισμού, το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να υποβάλλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η οποία μπορεί να ερευνήσει τη συνδρομή των προϋποθέσεων του περιορισμού των δικαιωμάτων και να ενημερώσει σχετικά το υποκείμενο, εφόσον η ενημέρωση αυτή δεν είναι επιζήμια για την εκπλήρωση των σκοπών αυτών.
8. Η Εταιρεία ως υπεύθυνος επεξεργασίας, σε περίπτωση παραβίασης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, δεν προβαίνει σε ανακοίνωσή της κατά την παρ. 1 του άρθρου 34 του Γ.Κ.Π.Δ. προς το υποκείμενο των δεδομένων, εφόσον η ανακοίνωση αυτή μπορεί να αποβεί επιζήμια για τους επιδιωκόμενους σκοπούς της παρούσας και ενημερώνει σχετικά την Α.Π.Δ.Π.Χ., η οποία μπορεί, αφού ερευνήσει τη συνδρομή των λόγων που επικαλείται, να ζητήσει τη διενέργεια της ανακοίνωσης, εφόσον κρίνει ότι δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις για την παράλειψη της ανακοίνωσης.

11. Ενημέρωση και εκπαίδευση για την πολιτική αναφορών

1. Η Εταιρεία μεριμνά ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να ενημερώνονται και να εκπαιδεύονται κατάλληλα σχετικά με το περιεχόμενο, τη σημασία και την εφαρμογή της παρούσας Πολιτικής.
2. Η ενημέρωση πραγματοποιείται με την αποστολή σχετικού υλικού (ηλεκτρονικά ή έντυπα), την ανάρτηση ενημερωτικών ανακοινώσεων σε εμφανή σημεία στους χώρους εργασίας (όπως πίνακες ανακοινώσεων, intranet, κ.ά.) καθώς και με την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων (emails/newsletters).
3. Η εκπαίδευση δύναται να παρέχεται είτε με φυσική παρουσία είτε εξ αποστάσεως (online), μέσω ειδικών εκπαιδευτικών σεμιναρίων που σχεδιάζονται και υλοποιούνται με ευθύνη του Υ.Π.Π.Α. ή του αρμόδιου τμήματος ανθρώπινου δυναμικού.
4. Αντίστοιχη υποχρέωση ενημέρωσης υφίσταται και για εξωτερικούς συνεργάτες της Εταιρείας, στους οποίους κοινοποιείται η Πολιτική και ζητείται η σχετική δέσμευσή τους για συμμόρφωση. Σε περιπτώσεις συνεργασίας με προμηθευτές ή υπεργολάβους, ενθαρρύνεται η ανάλογη ενημέρωση και των εργαζομένων τους.
5. Η Εταιρεία μπορεί να υλοποιεί επιπλέον δράσεις ευαισθητοποίησης και καλλιέργειας κουλτούρας ακεραιότητας στο σύνολο της επιχειρησιακής της λειτουργίας, προς ενίσχυση της διαφάνειας, της λογοδοσίας και της προστασίας των Αναφερόντων.

12: Τελικές διατάξεις

1. Οι διατάξεις της παρούσας Πολιτικής δεν επηρεάζουν και δεν αποκλείουν σε καμία περίπτωση την απευθείας αναφορά στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (εφεξής “Ε.Α.Δ.”). Οδηγίες αναφορικά με τη διαδικασία υποβολής αναφοράς στην Ε.Α.Δ. βρίσκονται αναρτημένες στον διαδικτυακό της τόπο www.aead.gr
2. Δεν υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής περιστατικά βίας και παρενόχλησης στην εργασία, τα οποία ρυθμίζονται στην Πολιτική για την αντιμετώπιση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία που έχει θέσει σε ισχύ η Εταιρεία.
3. Για όσα ζητήματα δεν ρυθμίζονται με βάση την παρούσα Πολιτική εφαρμόζονται οι οικείες διατάξεις του Ν.4990/2022.
4. Η παρούσα Πολιτική αξιολογείται και επικαιροποιείται τουλάχιστον κάθε δύο (2) έτη ή νωρίτερα εφόσον υπάρξουν ουσιώδεις μεταβολές στη νομοθεσία ή στην οργανωτική δομή της Εταιρείας.

Φόρμα Υποβολής Αναφοράς